Notulen jaarvergadering
Aanwezig: Het bestuur van de VRC Boxmeer: Patrick Wever, Tilly Verstegen, Marion Vosters, Agnes Opsteegh, Wiet Elbers, Eline Broeks, Tessa Jan-Rat.
De verenigingen: De Gummies, De Kikkers, Net Nie, Varablok, Peter Peters, Luctor, VC Havoc, WTDR, VC Volt, VC Montagnards, Mola Team, VV Apollo, Cobbussen Club, BVV Rooy, Vocala/Achilles, WVC ’91, VCP Oploo, Sportclub Wijchen, VC Volt, Flamingo’s.
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering om 20:30 uur met een welkom aan iedereen.
2. Mededelingen
De dames van SVS gaan naar het NK Volleybal op 8 september a.s.. Wij wensen ze heel veel succes.
De openstaande vacatures zijn ingevuld door nieuwe bestuursleden. (zie punt 9 bestuursleden).
3. Verslag van de jaarvergadering d.d. 31 augustus 2017
Het verslag wordt goedgekeurd.
4. Huishoudelijk reglement
We zijn te gast bij het Merletcollege. Dit brengt regels met zich mee. De voorzitter brengt 3 belangrijke punten onder de aandacht:
Rookvrije zone : Het Merlet merkt op dat er aan de achterzijde van de school steeds peuken op de grond liggen. Zij streven naar een rookvrije zone om de school. Roken dient dan ook buiten de hekken te gebeuren. Het bestuur en het Merlet denken na over de aanschaf van een afvalbak.
Parkeren : Het is de bedoeling dat alle bezoekers hun auto parkeren op de parkeerplaats nabij SIOL. Er mag niet geparkeerd worden direct voor of achter de poort.
Sporttassen : Op verzoek van Harry de tassen niet in de pauzeruimte plaatsen in verband met de beperkte ruimte. De sporttassen kunnen in de gang tegen de kluisjes gezet worden.
Blikjes : Blikjes inleveren bij Harry.
Wedstrijdreglement
Het wedstrijdreglement is hier en daar gewijzigd. De namen Mix C1 en Mix C2 zijn veranderd in Mix A en Mix B. De belangrijkste wijziging is punt 4.4.. Hierin was bepaald dat er slechts 2 teams van 1 vereniging in 1 poule mochten spelen. Vanwege de fusies van diverse verenigingen is dit veranderd in 3. Er wordt opgemerkt dat leden van gefuseerde teams dan wel erg makkelijk bij elkaar kunnen invallen. Wellicht is het een idee dat punt 10.6a dan aangepast moet worden waardoor er niet 4 maar 5 basisspelers ingeschreven worden. Verder wordt door het bestuur onder de aandacht gebracht dat het belangrijk is het wedstrijdformulier vóór aanvang van de wedstrijd in te vullen en na afloop op juistheid te controleren. Verder adviseert het bestuur om de ledenpasjes te controleren voor aanvang van de wedstrijden. Dit om problemen achteraf te voorkomen. Mochten er onverhoopt toch problemen ontstaan noteer deze dan op het wedstrijdformulier. Het nieuwe wedstrijdreglement is te vinden op onze website.
5. Uitslag enquête
In het voorjaar hebben we een enquête gehouden onder de leden ten aanzien van de nieuwe zaal.
Hieruit kwam het volgende naar voren:
Zaal : Veel leden merken op dat het plafond te laag is en dat men last heeft van de ringen. Helaas kan het Merlet niets doen aan de zaalhoogte. Wel is met het Merlet afgesproken dat zij na gebruik van de ringen deze ophangen in de daarvoor bestemde haken
Vloer : Over het algemeen zijn de meeste leden zeer tevreden over de vloer.
Verlichting : Er werd opgemerkt dat het licht in de zaal te fel is. Dit is in het voorjaar aangepast door het Merlet en zou verholpen moeten zijn.
Temperatuur : Het Merlet is aan het begin van het seizoen vrij snel op de hoogte gebracht dat het veel te warm was in de zaal. Dit probleem is nu verholpen.
Inrichting : Er wordt opgemerkt dat er scheidsrechtersstoelen ontbreken en een stoel en tafeltje voor de teller. Gezien de beperkte ruimte tussen de velden gaat het bestuur hierover nadenken. Verder komt naar voren dat het wellicht handig is de velden te nummeren en 3 telplankjes aan te schaffen.
Onderhoud : Uit de enquête blijkt dat de vloer vies is en dat de netheid van de kleedruimtes te wensen over laat. Dit is aangekaart bij het Merlet. De schoonmaakwerkzaamheden vinden nu niet in de ochtend plaats, maar aan het eind van de dag. Doordat andere sportverenigingen in de vroege avonduren ook gebruik maken van de zaal en kleedruimtes kan het gebeuren dat er toch sprake is van viezigheid. Graag dit melden bij het secretariaat zodat het bestuur actie kan ondernemen.
Kleedruimten : Velen merken op dat er te weinig douches zijn en dat het water in de ruimte loopt. Het water loopt helaas nog steeds in de kleedruimtes en dit heeft de aandacht bij het Merlet. Helaas is er nog geen zicht op wanneer dit wordt verholpen.
Parkeerruimte : In de meeste gevallen is er voldoende parkeergelegenheid en is men hier tevreden over.
Pauzeruimte : Iedereen waardeert de enorme inzet van Harry! Door zijn beperkte middelen doet hij zijn best om er een gezellige pauzeruimte van te maken.
De uitslag van de gehele enquête is te lezen op onze website.
6. Financieel overzicht seizoen 2017-2018
V: Er wordt gevraagd wat “tegemoetkoming Soos” betekent.
A: De voorzitter merkt op dat dit een bijdrage voor Harry is.
7. Verslag van de kascontrolecommissie en benoeming nieuwe kascontrolecommissie
Verslag kascontrolecommissie 2017-2018
De kascontrole is dit jaar uitgevoerd door Pascal Gerrits (DjRESound.nl) en Monique Kuijpers (Luctor) De kascommissie heeft alles in orde bevonden. Het ziet er uitstekend uit.
Décharge De kascontrolecommissie bedankt de penningmeester voor haar werk, waarna de vergadering met algemene stemmen en applaus décharge aan de penningmeester verleent.
Kascontrolecommissie 2018-2019
Monique Kuijpers (Luctor) en Harry Hubers (Cobbussen Club 1986) melden zich aan voor de kascontrole in 2019. Tessa zal hen t.z.t. informeren.
8. Begroting seizoen 2018-2019 met vaststellen teamgeld
Na een korte toelichting over de begroting, o.m. over enkele kostenposten (zaalhuur, administratie), komt de hoogte van de contributie aan de orde. De penningmeester meldt dat door de minimale indexering de normcontributie dit jaar € 185,00 blijft. Omdat er voldoende financiële reserves zijn, wil het bestuur ook nu weer een korting van € 30,00 geven, waarmee de contributie het komend seizoen €155 zou bedragen.
De vergadering keurt de begroting 2018-2019 goed en stelt de contributie vast op € 155,00.
9. Bestuursleden
De voorzitter constateert dat het bestuur uit 6 leden bestaat, een haast ondenkbare situatie! Helaas moeten we dit jaar ook iemand uitzwaaien. Onze gewaardeerde penningmeester Tilly Verstegen gaat ons na meer dan 25 jaar trouwe dienst verlaten. Het bestuur is daar in kleine kring al bij stil gestaan, maar wil daar in Algemene Ledenvergadering ook even bij stilstaan. De voorzitter bedankt Tilly onder overhandiging van een bloemetje, namens het bestuur, maar natuurlijk ook namens alle verenigingen hartelijk voor al die jaren bestuurswerk. .
Het bestuur is ook blij dat Wiet, Tessa en Eline het bestuur komen versterken. Tessa neemt de taken van de penningmeester over. Eline is gespecialiseerd in communicatie. Zij is onder andere verantwoordelijk voor de nieuwe website. Wiet is verantwoordelijk voor het wedstrijdprogramma. Dit is voor het eerste jaar door hem gerealiseerd in Excel.
10. Bespreking competitie seizoen 2017-2018
Er zijn hier en daar wat wijzigingen doorgevoerd. De juiste informatie is te vinden op onze website. Deze is up-to-date en hier worden wijzigingen direct verwerkt.
In eerste instantie stonden er wedstrijden gepland in de carnavalsweek. Dit is inmiddels aangepast.
11. Nieuwe website en AVG
De meeste leden hebben de nieuwe website al geraadpleegd. Ze zijn erg enthousiast over de vormgeving hiervan. De voorzitter raadt eenieder aan de AVG even door te lezen zodat je weet wat er met je gegevens gebeurt. Voor vragen kun je bij het secretariaat terecht.
12. Rondvraag
V: Er wordt nogmaals opgemerkt dat de nieuwe website een enorme verbetering is.
V: Hovac merkt op dat er een bal is kwijtgeraakt.
A: Het bestuur zal navraag doen bij het Merlet.
V: Peter Peters vraagt waar zij het wedstrijdformulier kunnen downloaden.
A: Dit is te vinden op onze website onder het kopje Zaalwacht.
V: Er wordt opgemerkt of het niet mogelijk is om te werken met digitale wedstrijdformulieren door bijv een paar iPads aan te schaffen.
A: Dit heeft zeker de aandacht bij het bestuur en dit zal in de toekomst wellicht aan de orde komen.
V: Men vraagt of het aantal deelnemende teams die meedoen aan onze competitie gelijk blijft.
A: Er is 1 vereniging afgevallen. Verder zijn er wat teams gefuseerd waardoor er een team minder is ontstaan. En we hebben 2 nieuwe verenigingen namelijk Peter Peters en BV Rooy, beide aanwezig. Het aantal teams blijft redelijk stabiel tussen de 96 en 105.
V: En wat is de gemiddelde leeftijd?
A: Dit zal gepubliceerd worden op de website.
V: Luctor staat niet vermeld op de lijst met contactpersonen.
A: Dit komt vanwege de fusie. Monique Kuijpers zal alsnog worden toegevoegd op de lijst.
V: NetNie heeft interesse in een scheidsrechterscursus.
A: In het najaar zal er weer een e-mailbericht verstuurd worden naar de contactpersonen of hiervoor interesse is. Bij voldoende animo vindt deze plaats in januari.
13. Sluiting
De voorzitter bedankt iedereen voor de komst, wenst iedereen een leuk en sportief volleybalseizoen toe en sluit om ± 21.45 uur de vergadering.
